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北京服装学院因公出国(境)管理办法(试行)
服学院[2012]44
 
为进一步加强我校因公出国(境)管理,按照《关于进一步加强因公出国(境)管理的若干规定》(中办发[2008]9号)、《北京市实施〈关于进一步加强因公出国(境)管理的若干规定〉》(京外发[2008]3号)要求,结合学校实际,制定本办法。
一、  因公出国(境)的范围
使用公费出国(境)的团组和个人,主要包括出国(境)访学进修、学术考察、科研合作、参加学术会议(除国际学术组织负责人、会议主持者外,必须要有被会议正式录取的论文、一篇论文一般限1人,论文须经校科技处审查并出具不涉密证明,参会人员要具有会议用语的听、说、写能力)、业务培训等。
学校积极支持直接上级单位组织并出资的培训、出访项目。严格禁止非人事隶属关系、非系统、非直接上级单位的组团出访。
凡公费出国(境)的团组和个人必须通过因公出国(境)审批渠道办理手续,严禁持普通护照出国执行公务。
二、强化计划管理和出国(境)程序
1.对外交流中心是学校外事工作的归口管理部门,负责全校因公出国(境)的管理工作。各处级单位指定一名外事专办员,负责本单位因公出国(境)工作与对外交流中心的对接。
2.各项目归口管理部门要根据自身业务范围,在民主程序的基础上,于每年91日前向财务处和对外交流中心报送下一年度因公出国(境)项目计划,其他因公出访情况,需经由所在处级单位统一上报。预算批复后填写《北京服装学院因公出国(境)团组计划申报表》(表1)、出具背景材料及《北京服装学院因公出国(境)计划申请书》(表2)等。
3.对外交流中心对各处级单位申报计划进行汇总,并提交学校外事工作领导小组进行研究,形成初步意见。经院长办公会或党委会(涉及处级以上干部的)讨论审定。
4.由对外交流中心上报学校全年因公出国(境)计划,并根据上级批复情况,在校园内网上公布。
5.计划外因公出国(境)情况,学校一般不予批准和办理手续。确有特殊情况的计划外出访,要经过外事工作领导小组和院长办公会在全校计划出国(境)团组总量不变的情况下进行调整,并报上级批准。
6.对外交流中心根据上级规定和学校出国(境)计划负责办理相关手续。出访团组指派一名团队人员作为联络人,协助办理全团出访手续及与对外交流中心的联络事宜。
1)获学校批准的出访团组在出国(境)日前50天,向对外交流中心提交《北京服装学院因公出国(境)团组复核表》(表3),经相关部门及领导签字后正式启动向市外办报批手续。
2)出访团组获得《北京市人民政府因公出国赴港澳台批件》或《北京市人民政府因公赴港澳台确认件》后,由对外交流中心负责通知组织部(负责处级以上干部)、人事处(负责其他教职工)进行政审并完成相关手续,报有关领导签批。
3)团组联络人准备办证和签证材料,提交对外交流中心。
4)对外交流中心负责将材料送市政府外办出国(境)人员服务中心、外交部和前往国家使领馆,办理因公证照。
5)签证或签注签出后,团组联络人到对外交流中心领取证照及签证。
7.对外交流中心协助团长或任务派出部门召开出访会议,开展出国(境)相关政策规章的学习。
8.出访团组指定一名团组秘书,出访期间协助团长进行日常事务管理,及交流资料的收集、保管、经费的使用、礼品的收授、出访日志、总结的完成,返回后证照的收缴等工作。
9.出访团组出访期间的管理工作由团长负总责,必须严格按照上级主管部门批件执行。团员在外期间应服从管理,遵守外事纪律和到访国家的法律、法规,严格自律,确保安全,完成好预定的出访任务。
10.出国(境)人员要在回国后七天内向对外交流中心归还因公证照,由对外交流中心核审出入境日期后统一保管。出国(境)团组要在回国后十五天内向任务派出单位和对外交流中心提交出访报告,任务派出单位、对外交流中心分别报送上级有关单位。逾期不归还因公证照,不提交出访报告的,不予办理报销手续并暂停其出国(境)执行公务。根据情况出访团组可在一定范围内开展讲座、报告活动,举办展览展示等。
三、因公出国(境)原则要求
因公出国(境)应按照按需派出、注重实效、预算控制、精简节约的原则从严掌握。除国际学术交流外,根据有关规定,原则上学校正职每年因公出国(境)不超过1次,校副职及正高职一个任期内因公出国(境)不超过2次或2年内因公出国(境)不超过1次,其他人员一个任期内因公出国(境)不超过1次。
除演出、比赛、培训、公派留学外,因公出国(境)团组人员总数不得超过6人,出访一国(地区)不超过6天,出访两国(地区)不超过10天,出访三国(地区)以上不超过12天,离抵境当日计入在外停留时间。严禁以各种名义前往未报批国家(地区)包括未报批的“申根国家”和互免签证国家。
四、加强因公出国(境)经费管理
因公出国(境)经费原则上使用科研项目中的出访经费、上级批拨的专项经费等。严格控制使用学校自有资金出国(境)。
财务部门应严格执行有关规定,将因公出国(境)经费纳入专项预算管理,严格根据经费预算和财政部制定的临时出国人员费用开支标准及管理办法审核出国(境)费用。出国(境)人员报销时,应提供出国(境)任务批件和护照等证件(包括签证、签注和出入境记录)复印件及费用明细单据。财务部门按照批准的人数、天数、路线、公务活动情况、经费计划等进行核销,不得核报与公务无关的开支和计划外发生的费用。严禁用公款报销因私出国(境)费用。
五、因公出国(境)工作的监督
学校纪检监察部门负责对管理办法实施情况进行检查监督。教师非假期出访,应提前通知教学教务等部门,教学管理部门应做好课程安排和调整。各项目归口管理部门及有关处级单位需在每年12月底前汇总当年各类出国(境)情况,并填写《北京服装学院因公出国(境)情况汇总表》(表4),交对外交流中心备案。
六、本办法自发文之日起执行,原《北京服装学院因公出国(境)管理办法》(服学院[2006]35号)、《北京服装学院教师因公出国(境)管理办法》(服学院[2009]13号)同时废止。
   附件:相关表格
                                                                 北京服装学院
                                                             201264